Часто слышу или читаю в коментариях, что пользователи "не могут найти документ". В 99% таких случаев выясняется, что они не умеют пользоваться системой глобального поиска по порталу, а иногда даже не подозревают о ее наличии!
Итак, если вы хотите найти документ:
- Кликните на стрелочке в правой части поля Поиск в заголовке сайта. Появится меню категорий, позволяющее выбрать область поиска.
- Кликните на пункте Новости/документы. Откроется страница глобального поиска, сразу на соответствующей вкладке - Новости/документы. В списке документов сразу покажутся последние загруженные на портал новости, события, документы.
- Теперь нужно осознать, по каким признакам мы будем искать нужный документ(ы). Чаще всего мы ищем их по наличию каких-то ключевых слов в названии или в тексте.
- Набираем это (или эти) ключевые слова в поле Поиск на странице, разделяя их пробелами. Порядок слов совершенно не важен. Но!!! Если вы не уверены, в каком падеже (лице, числе) эти слова использованы в документе, отсекаем (не пишем) окончания, т.е. вводим фрагменты слов. Например, если вы примерно помните, что в названии документа было слово "красиво" или "красивый", а может "красивые", пишем "красив". Подобным образом пишем другие слова, если нужно.
- Все! Кликаем кнопку Найти. Сайт выведет список документов, в названии которых содержатся введенные слова (или их фрагменты).
Ключевые слова можно набрать заранее сразу в поле Поиск в заголовке сайта и потом кликнуть категорию. Результат будет такой же.
Если вы хотите, чтобы система искала документы с нужными словами не только в названиях документах, но и в текстах, на панели справа в пункте Искать устанавливаем флажок "В текстах". Страница перегрузится с новыми условиями поиска.
Можно искать документы даже с наличием нужных слов в названиях прикрепленных файлов. Для этого на панели справа в пункте С файлами выбираем "С любыми" или более узкую категорию. После выбора каких-либо файлов внизу на правой панели в пункте "Искать" появится флажок "В именах файлов". Кликаем его. Система перегрузит страницу и будет искать документы, в которых есть прикрепленные файлы, в именах которых содержатся искомые слова (фрагменты).
Чего не может поиск
- Поиск не может найти документы по словам, содержащимся в теле прикрепленных файлов (например, Word, Excel). Поэтому рекомендую вам всегда давать прикрепляемым файлам нормальные имена, по которым ваши коллеги их легко найдут.
- Поиск не сможет найти документ, если вы сделали ошибку в ключевом слове - поэтому набирайте ключевые слова внимательно.
- Глобальный поиск не ищет документы, находящиеся в СЭД ДоЗа (это отдельная, изолированная система) - для этого откройте ДоЗу и ищите документы там.
- Поиск не сможет найти документ, если в нем НЕТ набираемых вами ключевых слов. Странно, но иногда пользователи ожидают, что система выдаст им документы "по смыслу"...