Центр международных программ
Так будет ли безбумажный документооборот?

Цифровизация вуза – это прежде всего движение к безбумажным технологиям обмена информацией. Плавное, постепенное внедрение реального (безбумажного) электронного документооборота – сложнейшая организационно-технологическая задача. И если технологическая часть этой задачи в КрасГМУ была практически готова еще 10 лет назад, то в организационной (главной) части нам еще только предстоит сделать серьезные шаги. По понятным причинам тема СЭД вновь становится актуальной и я коротко расскажу основные условия реализации и этапы возможных предстоящих действий в этом направлении.

Условия:

  1. Базовое фоновое условие реализации безбумажного документооборота – корпоративная культура достаточного уровня, включающая:
    • Искреннее (не для имиджа, не для отчета) желание реализации проекта всех ключевых лиц, принимающих решения в вузе. Их единое видение и понимание того, как это будет работать. Их совместные последовательные и регулярные действия, пусть медленно, но верно продвигающие внедрение. Поиск не препятствий, а способов достижения результата.
    • Поддержку со стороны административно-управленческого персонала (АУП) среднего звена – руководителей подразделений. Они должны быть вовлечены в проект с самого начала и выступать не только как исполнители решений сверху, но и как инициаторы локальных преобразований.
  2. Главнейшее условие – это перевод организации с ручного на процессное управление (это отдельная большая тема).

Ключевые организационные этапы:

  1. Обучение руководителей всех уровней технологии процессного управления.
  2. В процессе обучения – выработка стратегии перехода на электронный документооборот ОБЯЗАТЕЛЬНО в рамках стратегического плана развития организации на 3-5 лет (с четкой формулировкой видения, стратегических направлений, целей, принципов и этапов)
  3. Создание юридической, правовой основы и локальных нормативных актов, обеспечивающих проект.
  4. Утверждение единых правил создания, хранения и визуального представления (в электронном и печатном виде) документов на основе формата JSON (древовидные массивы «ключ - значение»)
  5. Создание (и затем постепенное расширение) перечня конкретных типов документов, переведенных в новый формат с одновременной разработкой электронных шаблонов и программных модулей по работе с ними. На этом этапе корпоративные пользователи (сотрудники и обучающиеся) начинают пользоваться этими шаблонами только для создания и печати документов. Т.е. документы распечатываются в начале их пути и движутся в бумажном виде.
  6. Постепенная формализация алгоритмов (маршрутов, цепочек) движения документов разных форм (в виде блок-схем, лучше всего на алгоритмическом языке «ДРАКОН»).
  7. По мере готовности алгоритмов - запуск пилотных цепочек движения некоторых электронных документов с распечаткой уже теперь на завершающем этапе движения (терминальная печать). На этом этапе согласование и пересылка документов в пилотных цепочках идет уже в электронном виде, но печатные экземпляры сохраняются.
  8. Постепенный перевод остающихся «бумажных цепочек» в электронные и избавление от терминальной печати там, где это возможно. Безусловно, в каких-то цепочках отказаться от терминальной печати документов будет невозможно.
  9. Разработка и внедрение модулей аналитики процессов, отслеживаемых системой и создание на их основе «надстроек» над процессным управлением (системы управления проектами, рейтинги и KPI, системы управления качеством, lean-технологии и т.п., если это будет востребовано)

Я готов взаимодействовать по этому направлению со всеми заинтересованными лицами, проводить обучающие семинары, публиковать материалы и разъяснения по всем вопросам по данной теме.

Отмечу, что в настоящее время постепенно идет проработка программных алгоритмов базового слоя новой СЭД. Посмотреть внешний вид и попробовать некоторые (пока еще сырые) наработки можно здесь: https://krasgmu.ru/index.php?page[edoc]=edoc

А пока что:

Файл не найден
Комментарии
 
Послание Президента РФ Федеральному Собранию от 20.02.2019 "Послание Президента Федеральному Собранию"
..."Мы обязаны двигаться только вперед, постоянно набирая темп этого движения.
Если же кто-то предпочитает работать по накатанной, не напрягаясь, избегать инициативы и ответственности, то лучше сразу уйти. Я уже слышу, что "там нельзя", "здесь слишком сложно", "там слишком высокая планка", "не получится". С такими настроениями лучше к снаряду не подходить."
 
Copyright © КрасГМУ - Кафедра латинского и иностранных языков г. Красноярск
Разработчики: Россиев Д.А., Россиев Д.Д., Изместьев В.В., Булатова К.А., Гаврилюк О.А., Зотин А.Г., Ковалева В.Н. - 2010. Данный сайт работает на портале 'VMEDE.RU'